Administrasi Pendidikan

A.    Pengertian Administrasi Pendidikan
Kata “administrasi” berasal dari Bahasa Latin yang terdiri atas kata ad dan ministrare. Kata  ad  mempunyai arti yang sama dengan kata  to dalam Bahasa Inggris, yang berarti “ke” atau “kepada”. Dan  ministrare sama artinya dengan kata to serve atau to conduct yang berarti “melayani”, “membantu”, atau “mengarahkan”. Dalam Bahasa Inggris to administer berarti pula “mengatur”, “memelihara” (to look after), dan mengarahkan. Jadi, kata “administrasi” dapat diartikan sebagai suatu kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan dalam mencapai tujuan. (Drs. Liang Gie, Pengertian, Kedudukan dan Perincian Ilmu Administrasi, 1978 dalam Drs. M. Ngalim Purwanto, MP., Administrasi dan Supervisi Pendidikan, 2009:1).
Kemudian telah banyak pakar yang memberikan batasan mengenai pengertian “administrasi pendidikan”. Beberapa diantaranya mengemukakan bahwa “administrasi pendidikan”.  adalah sebagai berikut:
1.    Administrasi pendidikan adalah suatu proses keseluruhan, kegiatan bersama dalam bidang pendidikan yang meliputi: perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pelaporan, pengkoordinasian, pegawasan dan pembiayaan, dengan menggunakantau memanfaatkan fasilitas yang tersedia, baik personel, materil, maupun spiritual, untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien (Departemen P dan K, Kurikuluum, Usaha-Usaha Perbaikan dalam Bidang Pendidikan dan Administrasi Pendidikan, 1972 dalam Drs. M. Ngalim Purwanto, MP., Administrasi dan Supervisi Pendidikan, 2009:4).
2.    Administrasi pendidikan adalah suatu proses yang berurusan dengan penciptaan, pemeliharaan, stimulasi dan penyatuan tenaga-tenaga dalam suatu lembaga pendidikan dalam usaha merealisasikan tujuan-tuuan yang telah ditentukan sebelumnya. (Good Carter, Dictonary of Education, 1959 dalam Drs. M. Ngalim Purwanto, MP., Administrasi dan Supervisi Pendidikan, 2009:4).
Jadi bisa disimpulkan administrasi pendidikan ialah segenap proses pengintegrasian segala sesuatu, baik personel, spiritual maupun material, yang bersangkut paut dengan pecapaian tujuan pendidikan. Jadi, di dalam proses administrasi pendidikan segenap usaha orang-orang yang terlibat di dalam proses pencapaian tujuan pendidikan itu diintegrasikan, diorganisasi secara efektif, dan semua materi yang diperlukan dan yang telah ada dimanfaatkan secara efisien.
Dari beberapa definisi administrasi pendidikan yang telah dikemukakan di atas ternyata bahwa di dalam setiap kegiatan administrasi terdapat beberapa unsur yang selalu kait-mengait satu sama lain.
Beberapa unsur pokok di dalam administrasi yang dimaksud ialah:
1.    Adanya sekelompok manusia (sedikitnya dua orang).
2.    Adanya tujuan yang hedak dicapai bersama.
3.    Adanya tugas/fungsi yang harus dilaksanakan (kegiatan kerja sama).
4.    Adanya peralatan dan perlengkapan yang diperlukan.

B.    Konsep Adminitrasi Pendidikan
Untuk memahami konsep-konsep yang erat hubunganya dengan administrasi pendidikan di sekolah kita perlu menelusuri konsep sistem pendidikan nasional.
1.    Sistem pendidikan nasional
Untuk memahami sistem pendidikan nasional adalah dengan membaca definisi sistem pendidikan nasional dari Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 1989 tentang Sistem Pendidikan Nasional, “Sistem pendidikan nasional adalah satu keseluruhan yang terpadu dari semua satuan dan kegiatan pendidukan yang berkaitan satu dengan yang lainnya untuk mengusahakan tercapainya tujuan pendidikan nasional.”
Beberapa hal mengenai sistem pendidikan nasional dalam Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1989 adalah sebagai berikut:
1)    Sistem pendidikan nasional merupakan alat sekaligus tujuan yang sangat penting dalam mencapai tujuan nasional.
2)    sistem pendidikan nasional dilaksanakan secara semesta,menyeluruh,dan terpadu.
3)    pengelolan sistem pendidikan nasional adalah tanggung jawab Menteri P dan K (UUSPN No. 2/89 Pasal 49).
Dari beberapa hal tersebut dikemukakan beberapa unsur-unsur penting dalam sistem pendidikan.
a.    Sistem pendidikan nasional mempunyai satuan dan kegiatan.
b.    Sistem pendidikan nasional adalah alat dan tujuan dalam mencapai cita-cita pendidikan nasional.
Sebagai suatu sistem pendidikan nasional harus dilihat sebagai keseluruhan unsure atau komponen dan kegiatan pendidikan yang ada dinusantara ini.
2.    Sekolah sebagai Bagian Sistem Pendidikan Nasional
Jenjang pendidikan adalah unsure atau komponen sistem pendidikan nasional yaitu termasuk dalam komponen organisasi.jenjang pendidikan terdiri atas Pendidikan dasar, pendidikan menengah, dan pendidikan tinggi.pendidikan dasar merupakan pendidikan sembilan tahun.Jika kita berbicara tentang sekolah menengah,maka kita berbicara tenteng dua jenjang sekolah,yaitu jenjang pendidikan dasar dan jenjang pendidikan menengah.Program S1 dan LPTK,dirancang untuk mengajar pada jenjang pendidikan menegah.
Didalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomer 29 tahun 1990 tentang pendidikan menengah, pendidikan menengah didefinisikan sebagai pendidikan yang diselengarakan bagi lulusan pendidikan dasar.Pendidikan menengah mempunyai bentuk satuan pendidikan yang terdiri atas: (a)sekolah menengah umum,(b)sekolah menengah kejuruan,(c)sekolah menengah kedinasan,(d)sekolah menengah keagamaan,(e)sekolah menengah luar biasa.
Sebagai suatu unsure atau komponen sistem pendidikan nasional, sekolah menengah harus ikut menyumbang terhadap tercapainya tujuan pendidikan nasional.

C.    Fungsi Administrasi Pendidikan
Soetjipto (2004; 134) mengemukakan bahwa agar kegiatan dalam komponen administrasi pendidikan dapat berjalan dengan baik dan mencapai tujuan, kegiatan tersebut haruslah dikelola melalui suatu tahapan proses yang merupakan daur (siklus), mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, pembiayaan, pemantauan, dan penilaian. Di bawah ini akan diuraikan proses tersebut secara lebih rinci.
1.    Perencanaan
Perencanaan adalah pemilihan dari sejumlah alternatif tentang penetapan prosesdur pencapaian, serta perkiraan sumber yang dapat disediakan untuk mencapai tujuan tersebut. Yang dimaksud dengan sumber meliputi sumber manusia, material, dan waktu.
Proses perencanaan di sekolah harus dilaksanakan secara kolaboratif, artinya dengan mengikut sertakan personel sekolah dalam semua tahap perencanaan itu. Pengikut sertaan ini akan menimbulkan perasaan ikut memiliki (sense of belonging) yang dapat memberikan dorongan kepada guru dan personel sekolah yang lain untuk berusaha agar rencana tersebut berhasil.
 
Perencanaan pendidikan dapat dibedakan atas beberapa kategori menurut :
1)    Jangkauan Waktunya
a.    Jangka Pendek
Yaitu perencanaan yang dibuat untuk dilaksanakan dalam waktu seminggu, sebulan sampai dua tahun.
b.    Jangka Menengah
Yaitu perencanaan yang dibuat untuk jangka waktu 3 sampai 7 tahun.
c.    Jangka Panjang
Yaitu perencanaan yang dibuat untuk jangka waktu 8 sampai 25 tahun.
2)    Timbulnya
a.    Perencanaan yang berasal dari bawah
Misalnya mulai dari guru ---> kepala sekolah ---> kantor Departemen P dan K tingkat II ---> Kantor Wilayah Departemen P dan K ---> Departemen P dan K.
b.    Perencanaan yang berasal dari atas
Misalnya mulai dari pusat ( Departemen P dan K) sampai kepada guru.
3)    Besarnya
a.    Perencanaan Makro
Yaitu perencanaan pada tingkat nasional atau tingkat departemen.
b.    Perencanaan Meso
Yaitu perencanaan pada tingkat direktorat jendral, direktorat atau provinsi sampai tingkat kantor departemen kecamatan.
c.    Perencanaan Mikro
Yaitu perencanaan yang dilaksanakan pada tingkat sekolah atau kelas.
4)    Pendekatannya
a.    Perencanaan terpadu
Yaitu perencanaan yang menyatukan semua sumber dalam rangka mencapai tujuan serta melihat penggunaan sumber itu dalam kaitannya dengan pengelolaan sekolah secara menyeluruh.
b.    Perencanaan Tercerai
Yaitu hanya melihat sumber secara terpisah-pisah untuk tujuan tertentu.
c.    Perencanaan berdasarkan program
Yaitu perencanaan yang didasarkan atas program yang dibuat secara menyeluruh (komperhensif).
d.    Perencanaan tambal sulam
Yaitu perencanaan yang dibuat berdasarkan kecenderungan pengalaman sebelumnya saja, tanpa dilihat adanya kemungkinan perubahan.
5)    Pelakunya
a.    Perencanaan Individual
Yaitu perencanaan yang dilakukan oleh guru secara sendiri-sendiri.
b.    Perencanaan Kelompok dan Perencanaan Lembaga
Yaitu perencanaan yang berlaku dan dibuat oleh sekolah.
2.    Pengorganisasian
Pengorganisasian di sekolah dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses untuk memilih dan memilah orang-orang (guru dan personel sekolah lainnya) serta mengalokasikan sarana dan prasarana untuk menunjang tugas orang-orang itu dalam rangka mencapai tujuan sekolah.
Ada beberapa hal pokok yang dapat dipedomani dan diperhatikan dalam hubungannya dengan pengorganisasian. Seringkali orang menamakan hal pokok tersebut sebagai prinsip. Siagian (dalam Soetjipto, 2004:137) mengemukakan prinsip pengorganisasian itu adalah :
1)    Organisasi itu mempunyai tujuan yang jelas
2)    Tujuan organisasi harus dipahami oleh setiap anggota organisasi
3)    Tujuan organisasi harus dapat diterima oleh setiap orang dalam organisasi
4)    Adanya kesatuan arah dari berbagai bagian organisasi
5)    Adanya kesatuan perintah
6)    Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab seseorang dalam melaksanakan tugasnya
7)    Adanya pembagian tugas yang jelas
8)    Struktur organisasi permanen
9)    Adanya jaminan terhadap jabatan-jabatan dalam organisasi itu
10)    Adanya balas jasa yang setimpal yang diberikan  kepada setiap anggota organisasi
11)    Penempatan orang yang bekerja dalam organisasi itu hendaknya sesuai dengan kemampuannya.
3.    Pengarahan
Pengarahan diartikan sebagai suatu usaha untuk menjaga apa yang telah direncanakan dapat berjalan seperti yang dikehendaki. Menurut Suharsimi Arikunto dalam Soetjipto, 2004;137, kegiatan pengarahan dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain :
1)    Melaksanakan orientasi tentang pekerjaan yang akan dilakukan individu atau kelompok
2)    Memberikan petunjuk umum dan petunjuk khusus, baik secara lisan maupun tertulis. Secara langsung maupun tidak langsung.
4.    Pengkoordinasian
Pengkoordinasian di sekolah diartikan sebagai usaha untuk menyatupadukan kegiatan dari berbagai individu atau unit di sekolah agar kegiatan mereka berjalan selaras dengan anggota atau unit lainnya dalam usaha untuk mencapai tujuan sekolah.
Usaha pengkoordinasian dapat dilakukan melalui berbagai cara, seperti :
1)    Melaksanakan penjelasan singkat (briefing)
2)    Mengadakan rapat kerja
3)    Memberikan petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis
5.    Pembiayaan
Pembiayaan sekolah adalah kegiatan mendapatkan biaya serta mengelola anggaran pendapatan dan belanja pendidikan. Kegiatan ini dimulai dari perencanaan biaya, usaha untuk mendapatkan dana yang mendukung rencana itu, penggunaan, serta pengawasan penggunaan anggaran tersebut.
6.    Pemantauan
Setiap pelaksanaan program pendidikan memerlukan adanya pemantauan (supervisi). Pemantauan bertanggung jawab tentang keefektifan program itu. Oleh karena itu, supervisi haruslah meneliti ada atau tidaknya kondisi-kondisi yang akan memungkinkan tercapainya tujuan pendidikan.
Dengan kata lain, pemantauan merupakan aktivitas untuk menentukan kondisi-kondisi yang akan menjamin tercapainya tujuan pendidikan.
7.    Penilaian
Dalam waktu-waktu tertentu, sekolah pada umumnya atau anggota organisasi sekolah seperti guru, kepala sekolah, dan murid pada khususnya harus melakukan penilaian tentang seberapa jauh tujuan yang telah ditetapkan tercapai, serta mengetahui kekuatan dan kelemahan program yang dilaksanakan.
Maksud dari penilaian adalah untuk memperoleh dasar bagi pertimbangan apakah pada akhir suatu periode kerja pekerjaan tersebut sudah berhasil atau belum.

D.    Scope (bidang garapan) administrsi pendidikan
Purwanto (2009;9) menjelaskan bahwa bidang garapan administrsi pendidikan adalah sebagai berikut:
1.    Administrasi tata laksana sekolah
Hal ini meliputi:
1)    Organisasi dan struktur pegawai tata usaha
2)    Otorosasi dan anggaran belanja keuangan sekolah
3)    Masalah kepegawaian dan kesejahteraan personel sekolah
4)    Masalah perlengkapan dan perbekalan
5)    Keuangan dan pembukuannya
6)    Korespondensi/surat menyurat
7)    Laporan-laporan (bulanan, kuartalan, dan tahunan)
8)    Masalah pengangkatan, pemindahan, penempatan, dan pemberhentian pegawai
9)    Pengisisan buku induk, klapper, rapor dan sebagainya.
2.    Administrasi personel guru dan pegawai sekolah
Hal ini meliputi anatara lain:
1)    Pengangkatan dan penempatan tenaga guru
2)    Organisasi personel guru-guru
3)    Masalah kepegawaian dan kesejahteraan guru
4)    Rencana orientasi bagi tenaga guru yang baru
5)    Konduite dan penilaian kemajuan guru-guru
6)    Insevice training dan up-grading guru-guru
3.    Administrsi murid
Hal ini meliputi:
1)    Organisasi dan perkumpulan murid
2)    Masalah kesehatan dan kesejahteraan murid
3)    Penilaian dan pengukuran kemajuan murid
4)    Bimbingan penyuluhan bagi murid-murid
4.    Supervisi pengajaran
Hal ini meliputi:
1)    Usaha membangkitkan dan merangsang semangat guru-guru dan pegawai-pegawai tata usaha dalam menjalankan tugasnya masing-masing sebaiknya.
2)    Usaha mengembangkan, mencari, dan menggunakan metode-metode baru dalam mengajar dan belajar yang baik.
3)    Mengusahakan dan mengembangkan kerjasama yang baik antara guru, murid dan pegawai tata usaha sekolah
4)    Mengusahakan cara-cara menilai hasil-hasil pendidikan dan pengajaran
5)    Usaha mempertinggi mutu dan pengalaman guru-guru (Insevice training dan up-grading)
5.    Pelaksanaan dan pembinaan kurikulum
1)    Mempedomani dan merealisasikan apa yang tercantum di dalam kurikulum sekolah yang bersangkutan dalam usaha mencapai dasar-dasar dan tujuan pendidikan dan pengajaran
2)    Menyusun dan melaksanakan organisasi kurikulum beserta materi-materi, sumber-sumber, dan metode pelaksanaannya, disesuaiakan dengan pembaharuan pendidikan dan pengajaran serta kebutuhan masyarakat dan lingkungan sekolah.
3)    Kurikulum bukanlah merupakan suatu yang harus diikuti dan diturut begitu saja degan mutlak tanpa perubahan dan penyimpangan sedikitpun. Kurikulum mebih merupakan pedoman bagi para guru dalam menjalankan tugasnya. Dalam menggunakan kurikulum, guru atau pendidik, di samping menuruti dan mengikuti apa yang tercantum di dalamnya, berhak dan berkewajiban pula memilih dan menambah materi-materi, ataupun metode-metodepelaksanaan yang lebih sesuai dengan kebutuhan perkembangan masyarakat lingkungan sekolah, dan membuang serta mengurangi apa yang dianggapnya sudah tidak sesuai lagi dengan kemajuan dan kebutuhan masyarakat dan Negara pada umumnya. Itulah sebabnya maka pelaksanaan kurikulum perlu mendapat perhatian, dan pembinaan kurikulum harus diusahakan dan dijalankan.
6.    Pendirian dan perencanaan bangunan madrasah
Meskipun pada umumnya perencanaan dan pendirian bangunan sekolah menjadi tanggung jawab pemerintah, dalam kenyataan dewasa ini, sesuai dengan kemajuan dan perkembangan dunia pendidikan dan pengajaran di Negara kita, banyak sekolah yang didirikan oleh masyarakat dan atau pemerintah setempat dengan bekerjasma dengan para guru. Untuk ini sangat diperlukan pengatahuan bagi para guru tentang segala sesuatu yang berhubungan dengan perencanaan dan pendirian sekolah seperti pengetahuan dan kecakapan mengenai:
1)    Cara memilih letak dan mentukan luas tanah yang dibutuhkan
2)    Mengusahakan, merencanakan dan menggunakan biaya pendirian gedung sekolah
3)    Menentukan jumlah dan luas ruangan-ruangan kelas, kantor, gudang, asrama, lapangan olah raga, kebun sekolah dsb., serta komposisinya satu sama lain
4)    Cara-cara penggunaan gedung sekolah dan fasilitas-fasilitas lain yang efektif dan produktif, serta pemeliharaannya secara kontinyu.
5)    Alat-alat perlengkapan sekolah dan alat-alat pelajaran yang dibutuhkan.
6)    Apa yang tercantum pada nomor 1 s/d 5 di atas sangat erat hubungannya dengan kurikulum, kondisi-kondisi, serta kemajuan masyarakat setempat dan bertambahnnya jumlah anak-anak setiap tahunnya yang memerlukan sekolah tersebut.
7.    Hubungan Sekolah dengan Masyarakat
Hal ini mencakup hubungan sekolah dengan sekolah-sekolah lain, hubungan sekolah dengan pemrintah setempat, hubungan sekolah dengan instansi-instansi lain, dan hubungan sekolah dengan masyarakat pada umumnya. Hendaknya semua hubungan itu merupakan hubungan kerjasama yang bersifat pedagogis, sosiologis dan produktif, yang dapat mendatangkan keuntungan dan perbaikan serta kemajuan bagi kedua belah pihak. Untuk ini kepala sekolah memegang peranan yang penting dan menentukan dari apa yang telah diuraikan pada a s/d g tersebut di atas.

E.    Pentingnya administrasi pendidikan
Seperti yang telah kita ketahui dari uraian di atas bahwa administrasi pendidikan atau administrasi sekolah tidak hanya menyangkut soal tata usaha sekolah, tetapi menyangkut semua kegiatan sekolah, baik mengenai materi, personel, perencanaan, kerjasama, kepemimpinan, kurikulum dan sebagainya, yang harus diatur sehingga menciptakan suasana yang memungkinkan terselenggaraya kondisi-kondisi belajar mengajar yang baik sehingga mencapai tujuan pendidikan.
Tanpa administrasi dan kepemimpinan yang baik, sulit kiranya bagi sekolah untuk berjalan lancar menuju ke arah tujuan pendidikan dan pengajaran yang seharusnya dicapai sekolah itu. Suatu sekolah dapat berjalan dengan baik dan berarah jika seiap tahun sekolah itu menentukan bagaimana rencana dan kebijakan itu dapat dilaksanakan dengan baik hendaknya dikumpulkan. Rencana atau program dan kebijakan sekolah hendaknya selalu disesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan masyarakat dan pembaharuan pendidikan.
Tidak pula dapat diabaikan bahwa, untuk melaksanakan rencana atau program sehingga mencapai hasil yang baik, diperlukan adanya organisasi dan koordinasi yang baik dan teratur, adanya komunikasi yang jelas dan lancer, pengawasan atau supervisi yang kontinyu dan konsekuen, dan adanya penilaian (evaluasi) yang dilakukan dengan terartur dan tepat. Untuk itu setiap akhir tahun perlu adanya evaluasi untuk menilai rencana mana yang berhasil dan dapat berjalan lancar, dan mana yang mengalami kesukaran dan perlu diperbaiki.
Perencanaan, organisasi, koordinasi, komunikasi, supervisi dan evaluasi, kesemuanya adalah fungsi-fungsi administrasi pendidikan yang pokok dan sangat penting.
Semua kegiatan sekolah akan dapat berjalan lancar dan berhasil baik jika pelaksanaannya melalui proses-proses yang menuruti garis fungsi fungsi administrasi pendidikan tersebut.

F.    Peranan Guru dalam Administrasi Pendidikan
Tugas utama guru yaitu mengelola proses belajar mengajar dalam suatu lingkungan tertentu, yaitu sekolah. Di sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi sekolah. Sekolah melaksanakan kegiatannya untuk menghasilkan lulusan yang jumlah serta mutunya telah ditetapkan. Dalam lingkup administrasi sekolah itu guru amat penting. Dalam menetapkan kebijakan dan melaksanakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, pembiayaan, dan penilaian kegiatan kurikulum, kesiswaan, sarana dan prasarana, personalia sekolah, keuangan dan hubungan sekolah – masyarakat, guru harus aktif memberikan sumbangan, baik pikiran maupun tenaganya.
Dalam peraturan Pemerintah no. 38 tahun 1992, pasal 20 disebutkan bahwa : Tenaga kependidikan yang akan ditugaskan untuk bekerja sebagai pengelola satuan pendidikan dasar dan menengah dipilih dari kalangan guru. Ini berarti, bahwa selain peranannya untuk menyukseskan kegiatan administrasi di sekolah, guru perlu secara sungguh-sungguh menimba pengalaman dalam administrasi sekolah. Jika karier yang ditempuhnya nanti adalah menjadi pengawas, kepala sekolah atau pengelola satuan pendidikan yang lain.

ARTIKEL ini bisa juga diunduh dalam bentuk dokumen (doc) DI SINI atau power point (Ppt) DI SINI